事務職に本当に必要なスキルとは何でしょうか？
この記事では、事務職歴6年目の経験から実際に必要だと考えるスキルレベルについて、具体的な例を挙げて解説します。
また、
「電話応対が苦手だと、事務に向いてない？」
「事務職に簿記の資格は必要？」
などの事務職に興味がある方が知りたいリアルな質問にも回答します。
これから事務職に就きたいと考えている方は、ぜひ参考にしてくださいね。
この記事を書いた人
事務職歴は6年目に突入。
営業事務を3年7カ月、
一般事務員(不動産関係)で約2年、
現在はメーカー事務(〜半年)で働いています。
事務職に必要なスキルとは？
事務職に必要なスキルは、大きく分けて4つあります。
あくまで個人的な意見ですが、事務職6年目の経験から特に必要だと思うスキルを挙げてみました。
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ここからは各スキルが実際にどのように役立つのかも合わせて、具体的に解説します。
基本的なパソコンスキル
事務職ではパソコンを使った業務が多いため、基本的なパソコンスキルは必要不可欠です。
たとえば、
・GoogleやYahoo!などの検索エンジンで調べものができる
・タイピング入力が問題なくできる（タッチタイピングができれば尚良し）
・WordやExcelの基本操作ができる
などは当たり前にできるレベルが望ましいです。
WordやExcelの具体的なスキルレベルについては、会社によって求めるレベルが違うため、答えるのは難しいです。
正直なところ、WordやExcelは触らないと忘れていくスキルなので、以下のようなスキルレベルであれば大体どの会社でも上手くいくと思います◎
- 一通りいろんな機能を触ったことがある
- 操作方法は忘れてるけど、インターネットで調べながらであれば操作できる自信がある
ちなみに私が営業事務で働いていた時は、会社独自のシステムで業務が完結するため、WordやExcelはほぼ触っていませんでした(笑)。
会社によってはOfficeソフトを使用しない場合もあるので、求人票の仕事内容をチェックしてみてくださいね。
パソコン作業を効率化できるテクニックについて、以下の記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみてください！
コミュニケーション能力
コミュニケーション能力も、事務職では欠かせないスキルです。
取引先からの依頼や営業からの指示など、突発的に業務が増えることが多いので、コミュニケーションが不足していると、仕事が円滑に進まなくなります。
よくあるパターンで具体例を挙げると、
・頼む側：今日中に対応してほしい仕事だった
・頼まれた側：今日中と言われていないので明日対応しようと思った
これはコミュニケーション不足により、お互いの優先度の認識がズレてしまっている状態です。
もちろん頼む側が「今日中で」と伝えていないのも良くないですが、頼まれた側も期日を確認したり、明日でいいですか？と声掛けすることで、優先度の認識がズレなくなります。
まとめると、
事務職で欠かせないコミュニケーション能力は、先のことを見越して、円滑に業務が進むようにサポートする能力のことです！
私が実際に意識して行っているコミュニケーションの具体例はこんな感じです。
- 頼まれた場合は必ず期日を確認する
- 完成前の書類でも、完成イメージに相違がないか一度確認してもらう
- 仕事が偏りすぎてる人がいたら、声を掛けて手伝う
認識レベルを合わせるためや、円滑に仕事が進むための声掛けができる方は、かなり優遇されると思います◎
臨機応変に対応できる
コミュニケーション能力と同じぐらい大事なのが、臨機応変に対応できるスキルです。
先ほどもお伝えしましたが突発的に業務が増えることが多いため、優先度を考えて臨機応変に対応できることが重要です。
実際の仕事では、
「これ経費処理お願い」
「この見積書を作成してほしい」
「追加で請求書もお願いできるかな。忙しいのにごめんね」
と、複数のタスクが舞い込んでくる日もあります。
そんな時でも落ち着いて優先度を決めて、対応できる能力があれば問題ないでしょう。
もしマルチタスクに苦手意識がある方は、分業が進んでいる会社を選ぶと、働きやすい環境に巡り合えると思います。
ちなみにマルチタスクは以下の順番で処理すると、円滑に進みやすいですよ！
- 頼まれたタスクを全て書きだす
- タスクの優先順位を決める（優先順位は、依頼者側の目線や期日を考えて決める）
- 優先度順に処理していく（処理が終わったら横線などで消す）
細かいことに気付ける
事務職では正確性が重視される業務が多いため、細かいことに気付く能力が必要です。
作成書類のミスに気付かないことで、取引先とトラブルが起きてしまったり、会社自体の信頼度が下がってしまったりする危険性もあります。
たとえば、見積書・納品書・請求書などの数字を取り扱う書類では、とくに正確性が重要です。
自分でダブルチェックする、他の人にも確認を仰ぐなど、ミスをしない環境づくりを自らできる人は重宝されます。
細かいことに気付ける人の具体例を挙げると、
ふだん文章を読んでいて、
「あれ？さっきの文章と矛盾しているような…」「数字が間違っている」「これだけ半角なのが気になる」
などの細かいことに気付いてしまう人は、事務職に活かせる特技だと言えます！
自分が作成した書類は、人に見せる前に自らダブルチェック！
これが当たり前にできる人は、事務職に向いてます。
事務職についてのよくある質問
ここからは、事務職についてのよくある質問について回答します。
可能な限り回答しますので、事務職に関する質問コメントをお待ちしております。お気軽にどうぞ！
Q1.事務職の仕事内容や一日の流れはどんな感じ？
事務職の仕事内容や一日の流れについて、以下の記事で紹介しています。
働く際のイメージがより具体的に想像できると思いますので、ぜひ参考にしてみてください！
Q2.事務職に簿記の資格は必要？
仕事内容に経理業務が含まれないなら、ぶっちゃけ不要です。
業務で知識を使わないので…（笑）
逆に経理業務が含まれる事務職なら、簿記知識がある方が仕事を覚えやすいといえます。
どの資格にも言えることですが、
選考時の判断基準にもなるため、時間に余裕がある方は資格を取っておくといいでしょう。
何の資格を取ればいいかは、応募したい会社の仕事内容を確認してみてくださいね。
必要な知識や資格を身に着けておくと、面接でもアピールしやすくなります。
Q3.電話応対が苦手だと、事務に向いていない？
一概に向いてないとは言えません。
むしろ電話が嫌いでも、回数を重ねることでできるようになる人もいます。
その実例が私です（笑）
かなりの電話嫌いでしたが、回数を重ねることで電話応対ができるようになりました。
・敬語がうまく話せない
・緊張してハキハキと喋れない
・しどろもどろになる
といった問題を抱えていた私でも改善していきました。
なので「電話応対が苦手だから」という理由で事務職を諦めるのは、個人的にもったいないと思います。
とくに「人と話すことは好きだけど、電話は苦手」という方は、回数をこなすことで改善できる傾向にあると思います。
Q4.事務職は残業が少ないって本当？
会社によって、残業時間の多さは全く違います。
求人情報の平均残業時間などを参考にして、自分が希望する働き方に合う会社を選びましょう。
私が勤めた営業事務では、月20時間ぐらいの残業がありました。
定時であがれる日もありましたが、月末は売上の締め日になるので、2〜3時間は残業がありました。
まとめ：事務職に必要なスキルは会社によって全然違う
ここまで、事務職に必要なスキルについて解説しました。
会社によって求めるスキルレベルはさまざまですが、
職場の方と協力して仕事を進めるというのが基本的な事務職のスタンスです。
素直に、人当たり良くいることも円滑に仕事が進むうえで大事です(笑)
何か一つでも参考になりましたら、この記事を紹介してくださると嬉しいです！
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