現役事務職の私が、営業事務の仕事内容や1日の流れについて経験をもとに解説します。
この記事を読むとわかること
・営業事務の仕事内容
・営業事務の1日の仕事の流れや雰囲気
この記事を読むことで、実際に営業事務として働く際のイメージがより具体的に想像できます。
これから事務職に就きたいと考えている方は、ぜひ参考にしてくださいね。
一般事務の仕事内容、一日の流れについては以下の記事で紹介しています。
この記事を書いた人
・事務職歴6年目
・営業事務3年7カ月
・一般事務(不動産関係)約2年
・現在はメーカー事務(〜半年)
営業事務とは?
営業事務とは、営業をサポートする役割の事務職です。
基本的には営業と連携しながら、取引先のお客様とのやり取りを進めます。
営業は担当の取引先を持つことが多いですが、会社によっては営業事務も担当の取引先を持つことがあります。
他の一般事務などと比べて、コミュニケーションをより頻繁に取る必要があるのが特徴です。
営業事務の仕事内容
私が実際に営業事務で働いていた時の仕事内容について、経験をもとにお伝えします。
<勤務していた会社の詳細>
・雇用形態:正社員
・電設資材をメーカーから仕入れ、電気工事店等へ販売する商社
・事務所には約20名が在籍
・そのうち事務員は5名
仕事内容の幅は会社ごとに違います。
私は営業事務として受発注業務・経理・諸雑務などを担当していましたが、会社によっては「経理・諸雑務」はそれぞれ「経理部」「業務部」などが担当することもあります。
電話応対
取引先や営業からの電話に対し、取次ぎや対応を行います。
来客対応
事務所で打ち合わせがある際には、お茶出しをします。
発注業務、納期確認
取引先からメールやFAXで受注した内容をメーカーに発注します。
納期を確認後、電話やメールで取引先に回答します。
納品書や請求書の発行、発送
納品した商品の納品書や請求書を発行し、取引先の締め日に合わせて郵送します。
郵便物処理
会社に届く郵便物を確認し、担当者ごとに振り分けます。
経理処理
取引先からの現金・小切手の集金内容を確認し、システム上で入金処理を行い、銀行へ入金します。
小口金庫の残高管理
小銭などの出金用に、小口金庫が会社に置いてあるので、残高を管理します。
備品の発注・管理
文房具やコピー用紙、封筒などの事務用品を確認し、発注します。
私が働いていた職場では不足しそうなものがあれば、備品担当者に声掛けする決まりがありました。
当時は備品担当を一人に決めて、まとめて備品を発注していました。
営業事務の一日の流れ
ここからは、営業事務の一日の流れを紹介します。
- 8:30朝礼、掃除
出社後、制服に着替えてオフィス内の掃除を開始。週に一回は朝礼があります。
- 9:00業務開始
電話やFAXで注文を受け、メーカーへ発注依頼をします。
メーカーごとの当日発送の締め切り時間があるため、締め時間が早いものから優先して処理します。見積書の作成や商品の納期確認も行います。
※10日・20日・月末は経理処理の日なので、その日は経理業務で午前中がおわります。 - 12:00お昼休憩
電話が鳴り止まないため、交代制で1時間ずつ休憩を取ります。他の人の業務状況を見ながら声掛けをして休憩に入ります。
- 13:00午後の業務開始
午前に続いて電話応対、FAX対応、見積書の作成を行います。
- 16:00電話が落ち着いたタイミング
電話が少ないタイミングで伝票発行や請求書の発行など、集中力が必要な業務に移ります。また、郵便物の処理や納品書の郵送も行います。
- 17:00残務の確認
事務員間で今日中の業務を確認し、手が空いていれば手伝います。
営業にも今日中の業務がないか確認し、指示を仰ぎます。 - 17:30退社
今日中の業務が終わり次第退社。
定時で退社する日もありますが、30分~1時間ほど残業する日もありました。
月末は伝票をすべて発行し、営業所の売上を確定させるため、20~21時など遅くまで残業することもありました。
営業事務に必要なスキルは?
営業事務に就職するために必要なスキルについて、以下の記事で紹介しています。
事務職歴6年目の経験から、具体的なスキルレベルについて解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
まとめ:営業事務は、営業が円滑に動けるようにするサポート役
営業事務は、営業がスムーズに業務を遂行できるようにサポートする重要な役割です。
人の役に立ったり、人からの「ありがとう」という感謝の気持ちが原動力で動ける方には、特に向いている仕事だと思います。
興味がある方は、ぜひチャレンジしてみてください。
実際の仕事内容や一日の流れについて具体的にイメージしていただけたでしょうか?
営業事務を目指す方の参考になれば幸いです。
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